Aktenlagerung in Kiel

Was versteht man unter Aktenlagerung?

Akten sind Sammlungen von Dokumenten mit meist geschäftlichem Charakter. Diese Dokumente müssen sicher und gesetzeskonform aufbewahrt werden. Aktenlagerung gewährt den physischen Bestand und den jederzeit möglichen Zugriff auf die Dokumente. Es gibt professionelle Dienstleister für die Aktenlagerung in Kiel, die alle im Zusammenhang mit Akten stehenden Aufgaben übernehmen – zum Beispiel die Wahrung der Aufbewahrungsfrist für Akten, das ordnungsgemäße Akten einlagern oder die Aktenvernichtung.

Warum müssen Akten eingelagert werden?

Aktenlagerung in Kiel ist mehr als nur eine Formalität. Denn Akten dienen vor allem im Geschäftsverkehr für die Beweisführung. Auch die Steuerlast eines Unternehmens lässt sich nur korrekt berechnen, wenn alle finanziell relevanten Vorgänge lückenlos belegbar sind. Ansonsten werden die zu zahlenden Steuern vom Finanzamt geschätzt, und zwar zum Vorteil des Finanzamtes und zum Nachteil des Steuerpflichtigen!

Obwohl die digitale Belegerfassung heute auf dem Vormarsch ist, gibt es immer noch viele Dokumente und Urkunden, die in physischer Form vorhanden sind und sicher aufbewahrt werden müssen.

Für welche Akten gelten Aufbewahrungsfristen?

Akten umfassen Dokumente, die im Rechtsverkehr bedeutend sind. Deshalb hat der Gesetzgeber umfangreiche Pflichten normiert, die sich auf die Aufbewahrung von Akten beziehen. Diese sind u.a. im Steuerrecht (AO), Handelsrecht (HGB) sowie Sozialrecht (SGB) geregelt und gelten unter anderem für

• steuerrelevante Unterlagen,
• Personalakten,
• geschäftliche Verträge,
• Patientenakten.

Wie lange müssen Akten eingelagert werden?

Auch wenn bestimmte Akten für den Geschäftsbetrieb vermeintlich nicht mehr aktuell sind: Als Unternehmer trifft Sie die Pflicht, viele Dokumente über lange Zeiträume aufzubewahren – ganz im Sinne eines funktionierenden Rechtsverkehrs und des Finanzamts. Die Unterlagen müssen in der Regel 10 Jahre aufbewahrt werden, z.B.:

• Für das Finanzamt relevante Akten,
• Personalakten, auch nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters,
• geschäftliche Verträge, wobei die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren erst mit dem Ende der Vertragslaufzeit beginnt,
• Patientenakten müssen i.d.R. sogar 30 Jahre aufbewahrt werden.

Genauere Ausführungen zu den einschlägigen gesetzlichen Regelungen finden Sie auf der Homepage der AKTENFARM unter dem Menüpunkt „Fristen“.

Welche Regelungen gelten für die Aufbewahrungsfristen von Akten nach der Geschäftsaufgabe?

Auch wenn Sie Ihren Betrieb aufgeben: Die Pflicht zur Aktenlagerung in Kiel entfällt nicht. Denn viele Dokumente sind weiterhin wichtig, um Nachweise erbringen zu können – zum Beispiel für das Finanzamt oder im Falle eines Rechtsstreits. Hierfür gibt es unterschiedliche Aufbewahrungsfristen (siehe oben). In der Regel müssen die Akten „nach Beendigung der Liquidation“ 10 Jahre aufbewahrt werden (siehe z.B. GmbH-Gesetz). Um ganz sicher zu gehen, fragen Sie am besten Ihren Steuerberater oder einen Rechtsanwalt.

Welche Rolle spielt die Aktenlagerung in Kiel im Fall einer Insolvenz?

Auch bei einer Insolvenz gelten weiterhin Aufbewahrungspflichten. Damit das Insolvenzverfahren ordnungsgemäß verläuft, ist vor allem ein jederzeit gesicherter Zugriff auf die Akten notwendig. Für eine sichere Aktenlagerung in Kiel beauftragen Insolvenzverwalter häufig spezialisierte Unternehmen, wie die AKTENFARM. Dadurch wird garantiert, dass professionelle Dienstleister die Akten einlagern und alle erforderlichen Dienstleistungen ordnungsgemäß erbracht werden.

Wie lässt sich die vertrauliche Behandlung von Akten sicherstellen?

Klar ist: Der unbefugte Zugriff auf Akten kann schwere Folgen haben. Deshalb muss bei der Aktenlagerung in Kiel garantiert sein, dass nur berechtigte Personen mit den in den Akten aufbewahrten Dokumenten umgehen. Akten einlagern in Kiel ist eine verantwortungsvolle Tätigkeit, für die man sich idealerweise an Profis wendet. Die Experten von der AKTENFARM sind hierfür die richtige Adresse.

Übrigens: Die Akteneinlagerung in Kiel kann natürlich auch in Eigenregie erfolgen. Je umfangreicher die Akten werden, desto weniger lohnt es sich erfahrungsgemäß, diese Aufgabe selbst zu übernehmen. Das Outsourcing von Aktenlagerung in Kiel rechnet sich, weil dadurch mehr Zeit und personelle Ressourcen für das gewinnbringende Kerngeschäft übrig bleiben (und nicht für langes Suchen draufgehen).

Im Vergleich zu einer Aktenlagerung in separaten Räumen (wie z.B. Selfstorage o.ä.) hat die Aktenlagerung in der AKTENFARM den entscheidenden Vorteil, dass für die Kunden keine Sprungkosten entstehen. Es werden hier nämlich immer nur die Kartons berechnet, welche tatsächlich eingelagert werden. Es muss also nicht eine feste Miete für einen ganzen Raum oder Container bezahlt werden, obwohl dieser gar nicht ganz benötigt wird. Und es muss auch nicht ein weiterer Raum gemietet werden, wenn der bisherige Raum „aus allen Nähten platzt“:

• Kartongenaue Abrechnung.
• Keine Sprungkosten!

Was tun, wenn die Aufbewahrungsfrist für Aktenlagerung in Kiel abgelaufen ist?

Je größer der Geschäftsbetrieb, desto mehr Raum erfordert die Akteneinlagerung in Kiel. Wenn die Aufbewahrungsfrist für Akten abgelaufen ist, können diese vernichtet werden. Bei einer Aktenlagerung in Eigenregie („im Keller“ oder „auf dem Dachboden“) werden häufig auch „uralte“ Akten aufbewahrt, welche schon längst hätten vernichtet werden können. Dadurch wird unnötig Platz blockiert und Zugriffe auf gesuchte Akten erheblich erschwert. Bei professionellen Unternehmen wie der AKTENFARM werden Akten, bei denen die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, automatisch (oder nach Absprache) jährlich vernichtet.

Wie vernichtet man Akten und was muss dabei beachtet werden?

Aktenvernichtung – wie funktioniert das? Übliche Methoden sind Schreddern. Und auch hier spielt der Datenschutz eine wichtige Rolle: Denn oft verstoßen Unternehmen durch Unachtsamkeit gegen Vorschriften der Datenschutzgesetze. Zum Beispiel dann, wenn lesbare Akten auf dem Müll landen. Wenden Sie sich deshalb auch für die Vernichtung von Akten an professionelle Dienstleister für Aktenlagerung in Kiel, um auf Nummer sicher zu gehen. Die Profis von der AKTENFARM sorgen dafür, dass die Akten – welche zuvor in der AKTENFARM gelagert wurden – datenschutzkonform geschreddert und die Reste ordnungsgemäß entsorgt werden. Auf Wunsch erhalten die Kunden ein entsprechendes Vernichtungs-Zertifikat.

Welche Leistungen erbringen Unternehmen für die Aktenlagerung in Kiel?

Die AKTENFARM ist ein renommierter Betrieb im Norden von Schleswig-Holstein, der sich mit allen Fragen rund um die Behandlung von Akten auskennt. Das Leistungsangebot dieses Unternehmens ist umfangreich:

• Ordnungsgemäße und sichere Aktenlagerung
• Aktentransporte
• Aktenregistrierung
• Organisation des Aktenzugriffs (zum Beispiel Scans auf Anfrage und Versenden des Scans per E-Mail usw.)
• Aktenvernichtung

Höchste Priorität haben für die Profis der AKTENFARM Sicherheit und Vertraulichkeit. Die Aufbewahrung der Akten erfolgt unter bewährten Sicherheitsvorkehrungen (Alarmanlage, Brandschutz, Wasserschutz, Schutz vor klimatischen Einwirkungen). Alle Personen, die mit den Akten in Berührung kommen, werden auf das Datengeheimnis verpflichtet. (Wie bei James Bond gilt diese Geheimhaltungspflicht auch nach einem etwaigen Ausscheiden aus der AKTENFARM und sogar über den Tod hinaus!)

Die AKTENFARM hat im Übrigen gerade die Preise für seine Dienstleistungen rund um die Akteneinlagerung radikal gesenkt!